Como a Orbit trata os dados da sua empresa

Anexo aos Termos de Uso da Orbit, aceito eletronicamente no cadastro, na contratação ou na renovação.

Partes

• Controladora: a pessoa jurídica identificada no cadastro ou na proposta comercial ("Cliente").
• Operadora: ORBIT CRM LTDA, CNPJ 66.419.696/0001-01, com sede na Rua Sacramento, s/n, Quadra 35, Lote 18, Casa 02, Cond. Res. AJ I, Cardoso, Aparecida de Goiânia/GO, CEP 74.933-170 ("Orbit").

Cláusula 1. Papéis

1.1. O Cliente é controlador dos dados pessoais que ele, seus usuários ou seus canais de atendimento inserem na plataforma: contatos, conversas, mídias, ligações, negócios, campos personalizados, respostas de formulário e afins ("Dados do Cliente").

1.2. A Orbit é operadora dos Dados do Cliente e os trata somente para prestar o serviço contratado e conforme as instruções do Cliente.

1.3. A Orbit é controladora dos dados das contas de usuário, de cobrança e de uso da plataforma, tratados conforme a Política de Privacidade.

Cláusula 2. Objeto

2.1. Finalidade: hospedar, organizar, exibir, enviar e receber os Dados do Cliente nos módulos contratados, inclusive atendimento por WhatsApp, Instagram e webchat, CRM, agente de IA, telefonia, campanhas, formulários e integrações.

2.2. Titulares: contatos, clientes, pacientes e visitantes do Cliente; usuários do Cliente.

2.3. Dados: identificação e contato, conteúdo de mensagens e mídias, gravações e transcrições de ligações, histórico comercial e o que o Cliente registrar em campos livres.

2.4. Dados sensíveis: o Cliente pode inserir dados sensíveis, em especial de saúde, quando atua nessa área. Nesse caso, cabe ao Cliente ter base legal do art. 11 da LGPD para o tratamento e para o uso dos recursos que escolher ativar.

2.5. Duração: enquanto vigorar o contrato, mais o prazo de eliminação da cláusula 9.

Cláusula 3. Instruções do Cliente

3.1. As instruções do Cliente são os Termos de Uso, este Acordo e as configurações que ele ou seus usuários fazem na plataforma, como ligar o agente de IA, o Bit copiloto, a gravação de ligações, campanhas e integrações.

3.2. Quando o Cliente configura envio a sistemas de terceiros (API Tools, webhooks, integrações de loja, GTM, Pixel ou conectores de IA), a Orbit apenas transporta os dados ao destino indicado. O destinatário é escolha e responsabilidade do Cliente.

3.3. A Orbit avisa o Cliente se entender que uma instrução viola a LGPD.

3.4. A Orbit não usa os Dados do Cliente para finalidade própria, não os vende e não os usa para treinar modelos de IA. Pode gerar estatísticas agregadas e anonimizadas de uso da plataforma.

Cláusula 4. Confidencialidade

4.1. Só acessam os Dados do Cliente pessoas da Orbit que precisam disso para operar, dar suporte ou corrigir falhas, todas sob dever de sigilo.

4.2. O acesso da equipe a dados de produção é de leitura, salvo o suporte que exija agir na conta a pedido do Cliente.

Cláusula 5. Segurança

5.1. A Orbit mantém as medidas técnicas e administrativas do Anexo I e as revisa ao menos uma vez por ano.

Cláusula 6. Suboperadores

6.1. O Cliente autoriza suboperadores dos tipos indicados no Anexo II. A lista com os nomes é enviada ao Cliente sempre que ele pedir, pelo e-mail [email protected].

6.2. A Orbit avisa o Cliente por e-mail, com 30 dias de antecedência, a inclusão ou troca de suboperador. O Cliente pode se opor; sem acordo, pode encerrar o contrato sem multa.

6.3. A Orbit exige de cada suboperador obrigações de proteção equivalentes a este Acordo e responde perante o Cliente pelo que ele fizer.

Cláusula 7. Direitos dos titulares

7.1. A Orbit oferece na plataforma meios para o Cliente consultar, corrigir, exportar e excluir Dados do Cliente.

7.2. Pedido de titular que chegar à Orbit é repassado ao Cliente em até 2 dias úteis, sem resposta direta ao titular, salvo instrução do Cliente.

7.3. Quando a plataforma não permitir atender o pedido sozinho, a Orbit ajuda o Cliente a tempo de ele cumprir o prazo de 15 dias do art. 19 da LGPD.

Cláusula 8. Incidentes

8.1. A Orbit avisa o Cliente sobre incidente de segurança que atinja Dados do Cliente em até 48 horas depois de saber que dados pessoais foram afetados, pelo e-mail e pelo WhatsApp do Administrador da conta.

8.2. O aviso traz o que se souber dos itens exigidos pela ANPD (Res. CD/ANPD 15/2024, art. 6º) e é complementado conforme a apuração.

8.3. A comunicação à ANPD e aos titulares sobre Dados do Cliente cabe ao Cliente, com apoio da Orbit.

Cláusula 9. Fim do contrato

9.1. Até o último dia do período pago, o Cliente pode exportar os dados pelas ferramentas da plataforma.

9.2. Bloqueado o acesso, a Orbit elimina os Dados do Cliente em até 15 dias (60 na suspensão por falta de pagamento), com aviso por e-mail aos Administradores pelo menos 3 dias antes, inclusive mídias, gravações e dados dos canais conectados. Cópias de segurança expiram em até 30 dias depois disso.

9.3. A pedido do Cliente, a Orbit envia declaração de eliminação.

9.4. Ficam guardados só os dados que a lei obriga a manter (por exemplo, fiscais e de registro de acesso), bloqueados para qualquer outro uso.

Cláusula 10. Demonstração de conformidade

10.1. A Orbit fornece, a pedido e uma vez por ano, as informações necessárias para o Cliente verificar o cumprimento deste Acordo: medidas de segurança, lista de suboperadores e registro das operações relativas à conta dele.

10.2. Auditoria presencial ou por terceiro depende de acordo prévio sobre escopo, data e custo.

Cláusula 11. Responsabilidade

11.1. Cada parte responde nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD.

11.2. A Orbit não responde por tratamento feito pelo Cliente fora da plataforma, por destinos configurados pelo Cliente (cláusula 3.2) nem pela falta de base legal do Cliente.

11.3. A responsabilidade de uma parte perante a outra por este Acordo fica limitada ao valor pago pelo Cliente à Orbit nos 12 meses anteriores ao fato que deu origem ao pedido. O limite não se aplica a dano causado com dolo ou culpa grave e não reduz os direitos dos titulares nem as obrigações das partes perante a ANPD.

Cláusula 12. Transferência internacional

12.1. Os Dados do Cliente são tratados nos Estados Unidos pelos suboperadores indicados no Anexo II.

12.2. A Orbit se compromete a formalizar com esses suboperadores as cláusulas-padrão contratuais da Res. CD/ANPD 19/2024 ou outro mecanismo do art. 33 da LGPD, conforme o Anexo III.

Anexo I. Medidas de segurança

• Conexões cifradas (TLS 1.2 e 1.3) até o servidor.
• Senhas guardadas com bcrypt; senha nunca devolvida pela API.
• Chaves de integração (WhatsApp Oficial, Meta Ads, Google Ads, telefonia, SMTP) cifradas com AES-256-GCM.
• Separação entre organizações em toda consulta, com testes automatizados e auditorias periódicas.
• Painel administrativo da Orbit acessível só por VPN.
• Acesso da equipe ao banco de produção só de leitura; servidor de produção acessível só por VPN.
• Limite de tentativas em login, recuperação de senha, formulários e webchat.
• Registro de acesso (IP, data e hora) guardado por 6 meses.
• Backup diário do banco, guardado por 30 dias.
• Monitoramento de erros e de disponibilidade.
• Exclusão de registros técnicos do agente de IA em 30 dias.

Anexo II. Tipos de suboperadores autorizados

O Cliente recebe a lista com os nomes, atualizada, sempre que pedir (cláusula 6.1).

Anexo III. Transferência internacional

A situação das cláusulas-padrão contratuais da Res. CD/ANPD 19/2024 com cada suboperador é informada ao Cliente sempre que ele pedir, e atualizada a cada contrato conferido.